Télétravail, communication et transformation digitale centrés sur le collaborateur : moteurs d’une nouvelle croissance en temps de crise

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ARFORGHE

Mme Mounira BOUZOUITA, présidente de l’ARFORGHE.

Depuis l’avènement de la crise sanitaire, de nouveaux mécanismes ont vu le jour pour affronter ce fléau touchant à la fois le volet économique mais aussi social de l’entreprise.

Aujourd’hui, dans cette complexité et période de pandémie mondiale:

– De nouveaux modes et relations de travail se sont imposés

– De nouvelles pratiques de management se sont installées

– Des avancées énormes dans la digitalisation des processus et la transformation digitale des entreprises ont vu le jour

Ce phénomène inédit s’est forcément allié au dialogue social  pour accompagner ces changements dans l’entreprise. Le dialogue social devrait s’adapter à toutes les situations pour traiter les questions essentielles que sont les conditions de travail et la continuité de l’activité pour maintenir une activité économique stable dans l’entreprise.

En tenant compte de ces nouvelles relations de travail et pratiques managériales, Le dialogue social a du être renouvelé et mis à niveau avec les nouveaux défis de l’heure. A cet effet, la capacité à gérer des interfaces et à créer un climat social propice au développement collectif devient un facteur clé de différenciation au sein des organisations et se perçoit comme de plus en plus critique dans ce contexte actuel de modification des structures de l’organisation. Les DRHs ont du à leur tour inventer un nouveau code de conduite du travail qui combine la composante économique et la composante sociale en l’absence d’une assise juridique qui répond aux exigences de la période.

L’ARFORGHE en tant que acteur essentiel de l’écosystème RH en Tunisie et en partenariat avec la KAS a organisé une édition spéciale de HR Awards 2020 intitulée édition covid pour mettre en exergue les nouvelles pratiques qui ont accompagné le changement en cette période de crise sanitaire et de confinement général.

D’ailleurs l’enquête réalisée en Avril 2020  nous a révélé qu’il y’a eu un engagement ferme de la part des entreprises Tunisiennes pour le Télétravail, ce nouveau mode qui nécessite un nouveau mode de management basé sur la bienveillance et la communication, une logistique RH adaptée et une infrastructure technologique installé pour la mise en œuvre de la transformation digitale du processus RH.

C’est dans cet esprit que nous vous faisons part des témoignages de 3 entreprises Tesca Tunisie, Alva Tunisie et Actia ES Tunisie, toutes primées à HR Awards 2020 respectivement : Prix de la meilleure mise en oeuvre du Télétravail, prix de la meilleure stratégie de communication interne et prix de la meilleure mise implémentation de la transformation digitale. Nous félicitons les DRHs de ces entreprises pour le travail fait en pleine crise sanitaire et pour leur précieuse contribution faisant monter la fonction RH en puissance.  Nous les remercions également pour le partage de ces bonnes pratiques mises en place que vous trouvez-ci après.

Asma TOUMI, Responsable Ressources Humaines à Tesca Tunisia.

Le télétravail : opportunité d’expérimenter un nouveau mode de travail

TESCA est un leader mondial dans la création et fabrication de textiles et composants de sièges pour l’automobile. L’année 2020 a été une année spéciale et très éprouvante suite à la pandémie mondiale du covid-19.

Toutefois, TESCA a su, à travers son capital humain, comment réagir face à cette situation imprévue et s’adapter en fonction des restrictions mondiales en adaptant les bonnes pratiques et en prenant les décisions scrupuleuses pour assurer la pérennité de l’activité tout en minimisant les dégâts.

En effet, TESCA a mis en œuvre une politique rigoureuse en matière de télétravail pour assurer la continuité de l’activité et affronter les événements imprévus (conditions météorologiques extrêmes, terrorisme, pandémie…) qui empêchent les employés de reprendre le travail de leur bureau ou sur les lieux de travail habituel. Cette stratégie a pour objectif de favoriser le nouveau mode de travail, télétravail, qui leur permet de travailler normalement à distance hors site.

Cette stratégie a été adoptée et mise en œuvre par le directeur général Monsieur Mateu OLIVARES pour les sites de TESCA en Tunisie, qui ont eu l’opportunité d’être parmi les sites du groupe qui ont intégré cette nouvelle politique par le biais des technologies d’information via ses deux sites automobiles sis à Grombalia ; Textile & Laminage, Coupe & Confection pour assurer la continuité de ses activités.

L’excellence industrielle : Mettre en place le Télétravail

En commençant par la transformation Digitale, Tesca Tunisia a implanté une infrastructure technologique, notamment un système SAP depuis l’année 2017, ce moteur est considéré comme un début pour développer l’intelligence Industriel du Groupe TESCA. 

Ce développement continue aussi par l’implantation d’un système de gestion du personnel et de PAIE « SAGE », en ajoutant la connexion VPN. Un investissement important dans le matériel informatique qui a permis d’assurer la continuité des activités, la performance de rendement et les informations en assurant 65% d’effectif des cadres qui poursuivre leur travail à domicile.

Durant la période du confinement général, comme action suite à la pandémie du COVID -19, TESCA TUNISIA a mis en place le logiciel « Forti Client » qui a permis aux collaborateurs de se connecter à distance pour assurer les différentes taches sur le ERP en mode de Télétravail.

D’autre part, TESCA dispose d’un système dynamique d’amélioration continue en ligne, baptisé « SPRINT » (Système de Production Industriel Tesca), implique l’ensemble des collaborateurs à tous les niveaux de l’organisation.

La direction des Ressources Humaines a établi l’esprit du travail d’équipe, communication permanente, rigueur et un bon suivi à temps qui sont les clés de la réussite pour assurer la continuité de l’activité :

  • Entamer des réunions en ligne depuis le mois de février afin d’organiser la communication interne et externe en amont et en avale 
  • TESCA a mis en place une charte de communication pour faciliter le contact et le management des équipes.
  • Implantation d’un intranet qui facilite le dialogue social
  • 50% des formations en 2020 ont été réalisées en ligne
  • Le maintient de 98% de l’employabilité avant le confinement et lors de la réouverture totale en juillet 2020
  • HR AWARDS a su consacrernos efforts en matière de télétravail novembre 2020

Le télétravail s’avère être une belle opportunité d’expérimenter un nouveau mode de travail liant qualité de vie au travail, égalité professionnelle et performance.

« Le coronavirus est toujours présent dans le monde entier et il est devenu un élément déterminant dans notre mode de vie et de travail ; nous avons appris à vivre avec mais nous devons rester toujours vigilants, réactifs et flexibles à toutes les circonstances qui pourraient apparaître. TESCA a su le démontrer en 2020 et je reste confiant sur notre adaptabilité en 2021 » a déclaré le président directeur général du Groupe TESCA, Monsieur Carl DE FREITAS , dans la NEWSLETTER du Groupe TESCA NEWS N°9 Janvier 2021.

Ikram BEJAOUI, Directrice des Ressources Humaines à ALVA Tunisia.

Stratégie de communication interne : Cas de ALVA Tunisie

Les conditions de Réussite des Objectifs de ALVA TUNISIA dépendent de la mise en place d’éléments clés communs, entre autres, une structure organisationnelle adéquate pour mener à bien l’atteinte de ses Objectifs et au développement des Compétences de ses ressources.

Dans un esprit de gestion participative, ALVA TUNISIA est orientée vers une stratégie de Communication Interne !

Notre objectif :

Parce qu’elle constitue un réel levier de performance et compte tenu des challenges actuels et futurs, la mise en place d’une politique de communication interne s’avère être une priorité

En effet, aligner la stratégie de communication interne aux objectifs de l’entreprise permet de partager une vision commune tout en assurant l’engagement et l’implication des salariés ; ainsi, et au-delà d’une stratégie ayant pour but de faciliter le changement et l’accompagner, la communication interne devient un outil incontournable pour mesurer l’efficacité et la valeur ajouté de cette même stratégie.

Notre Charte de Communication :

1. Implication de l’ensemble des acteurs d’ALVA TUNISIA dans un processus de communication responsable qui respecte les standards prédéfinis.

2. Faire de la communication interne un levier de performance en favorisant l’écoute entre toutes les parties prenantes, l’ouverture, la clarté et la fluidité dans la circulation de l’information.

3. Vérifier la véracité des informations et faire respecter les règles de confidentialités vis-à-vis de ses clients internes et externes.

4. Engager un processus permettant de valider les communications en amont de leurs diffusions, mesurer leur cohérence et efficacité en aval.

5. Assurer efficacement une veille technologique comme levier de réussite

« La Communication est une science difficile,

Ce n’est pas une science exacte mais ça s’apprends et ça se cultive »

Jean-Luc Lagardère

Amina MILI, Directrice des Ressources Humaines à ACTIA Engineering Services.

La transformation digitale au service de notre gestion de talents : Cas de ACTIA ES

ACTIA Engineering Services est une filiale du groupe français ACTIA. Créé en 2005, notre bureau d’étude pluridisciplinaire et laboratoire de qualification compte aujourd’hui 460 collaborateurs opérant dans la conception, la fabrication et le diagnostic de systèmes électroniques pour les domaines de l’automobile, de l’énergie et des télécommunications.

Comme la majorité des entreprises, la crise liée au COVID-19 s’est révélée être un véritable défi, nous demandant une rapidité d’adaptation et d’importantes innovations tant sur nos offres que nos processus internes.  Notre organisation est restée fonctionnelle ; l’un des points que nous avons dû ajuster face à cette situation exceptionnelle, est notre gestion des ressources humaines. En effet, pour limiter les risques nous avons, notamment, réduit les situations de contacts et passé une partie de notre effectif en télétravail. Dans ces conditions comment garder le lien, transmettre les informations indispensables, ou encore gérer l’organisation et ses ressources ?  

Pour répondre à ces problématiques, la transformation digitale de notre entreprise est apparue comme évidente dans le domaine et nous avons donc dû l’accentuer. 

En effet, plusieurs projets se sont développés beaucoup plus rapidement que prévu ou bien, ont vu le jour pour répondre aux besoins du nouveau contexte. Nous pouvons attester aujourd’hui que ceux-ci se révèlent être de véritables outils incontournables pour notre activité et laissent entrevoir un potentiel de développement conséquent.  

 Concernant le volet administratif, nous avons commencé par l’utilisation de l’outil JIRA sur différents processus comme la saisie des déplacements, la gestion des achats. Nous avons dématérialisé les bulletins de paie en les envoyant individuellement et de manière entièrement sécurisée par mail. De plus, une nouvelle interface de gestion de temps et des activités a été développée en interne ; accessible à tous les collaborateurs via notre réseau informatique.

Pour le développement des compétences de nos collaborateurs, d’une part nous avons plus largement déployé notre outil interne de valorisation et partage de connaissances, prénommé ASK (ACTIA Sharing Knowledge). Il s’agit d’une plateforme intégrant des articles techniques rédigés par nos experts métiers et d’un forum de discussion.

A la fin de l’année 2020, « ASK » comprenait 613 articles et est devenu un réflexe pour 70% de nos collaborateurs qui le consultent pour trouver les informations spécifiques dont ils ont besoin pour avancer dans leurs projets.  D’autre part, nous avons digitalisé la démarche d’apprentissage en favorisant le mode e-learning. Nous avons donc organisé des sessions de formations en ligne, prescrit des abonnements sur des plateformes certifiées.

Nous avons également développé une collaboration avec ACTIA Group pour la création du contenu pédagogique sur une plateforme interne dédiée sur des thématiques telles que la communication interpersonnelle, la gestion du temps et des priorités, la gestion des projets…). A terme, cette plateforme de Digital Learning contiendra un nombre conséquent de formations auxquelles pourront accéder, à tout moment, nos collaborateurs.

Maintenir un niveau de performance élevé, pour soutenir le management à distance, nous a entraînés à proposer une série d’enquêtes internes en ligne. Que ce soit pour évaluer l’efficacité du télétravail, du travail au moment de la reprise de l’activité, ou d’identifier les difficultés rencontrées et les bonnes pratiques à généraliser, nous avons sollicité nos collaborateurs à plusieurs reprises.

A chaque fois, le but était d’être à leur écoute pour nous améliorer. De surcroît, nous avons maintenu, en juillet, notre période des EAE (Entretiens d’Evaluation Annuels). Pour cela, une plateforme en ligne a été spécifiquement développée en interne et a permis de collecter les retours de toutes les parties normalement sollicitées (employés, SH, PM, Directeurs).

Par ailleurs, nous avons fourni un effort conséquent pour digitaliser l’ensemble du process de recrutement. Les différentes phases des entretiens se sont notamment déroulées à distance par visioconférence ; tout comme l’intégration de nos nouveaux talents. 

Ces pratiques nous ont aidé à maintenir notre activité sans discontinue, à l’heure où certaines entreprises ont dû fermer leurs portes… 

En somme, la crise sanitaire nous a demandé de concevoir et déployer une stratégie RH Agile pour accompagner l’adaptation de l’entreprise au nouveau contexte. Ce défi s’est basé sur 3 axes qui sont devenus nos mots d’ordre, à savoir Santé, Solidarité & Combativité.

Par la mise en place de ces outils numériques, ACTIA Engineering Services a été récompensée durant la 7ème édition des « HR Awards 2020 » consacrée spécialement à la crise du covid-19 et visant à identifier les meilleures entreprises qui se sont démarquées dans la lutte contre l’épidémie. Ce prix est une reconnaissance pour tous les efforts et l’implication fournis par nos collaborateurs.

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